Как загрузить товары, цены и остатки из Excel в 1С:УТ 11.5

Загрузка из Excel в 1С состоит из трёх частей: завести карточки номенклатуры, установить цены, ввести остатки. Этим запросом ищут и загрузку номенклатуры из Excel, и ответ на «как загрузить остатки в 1С» и «как загрузить цены в 1С». Файл готовят один раз, а дальше выбирают способ: штатные средства или обработка.

Перед любой загрузкой сделайте копию базы и проверьте файл на пяти строках.

Что понадобится

• организация и склад, на который вводятся остатки;
• вид цены, в который пишутся цены;
• вид номенклатуры для новых карточек;
• файл Excel с одной строкой заголовков.

Как подготовить файл

Минимальный набор колонок: артикул, наименование, количество, цена.

Типичные причины, из-за которых загрузка не проходит:

1. Числа сохранены как текст. В ячейке зелёный уголок или число выровнено по левому краю. Выделите колонку и переведите в числовой формат.
2. Пробелы в артикулах. «АБ-12 » и «АБ-12» для 1С разные значения. Уберите лишние пробелы.
3. Объединённые ячейки и пустые строки внутри таблицы.
4. Дубли артикулов. Одна строка превратится в два товара или вызовет ошибку.
5. Разные разделители дробной части. Запятая или точка зависит от настроек: проверьте на тестовой строке.

Пример правильно оформленного файла: колонки в порядке «артикул, наименование, количество, цена», данные со второй строки.

Способ 1. Штатные средства

Для справочника «Номенклатура» в УТ 11.5 подключена штатная загрузка данных из файла: команда загрузки есть в списке номенклатуры. Она создаёт карточки по колонкам файла.

После этого вводятся документы:

• «Установка цен номенклатуры» с нужным видом цены;
• «Ввод остатков товаров» на нужные организацию и склад. Если остатки вводятся не при начале учёта, а как излишки, подойдёт «Оприходование излишков товаров».

Минус: три отдельных действия и ручное сопоставление колонок каждый раз.

Дополнительные реквизиты в 1С

Дополнительные реквизиты в 1С — это свои поля карточки номенклатуры: цвет, сезон, признак для сайта. Их заводят в настройках вида номенклатуры, а значения обычно вписывают в карточку руками. Загрузка этих значений из файла — другая задача: обработка не создаёт сами реквизиты, а заполняет уже существующие по артикулу. Для этого есть загрузка дополнительных реквизитов.

Способ 2. Готовая обработка

Обработка .epf читает файл xlsx, xls или mxl, ищет товар по артикулу, при отсутствии по точному наименованию, создаёт недостающие карточки и проводит установку цен и ввод остатков. Подходит, если загрузка нужна регулярно.

Ограничения: один вид номенклатуры, один склад и один вид цены на файл. Характеристики и серии не загружаются.

Загрузка товаров, цен и остатков из файла проверена на УТ 11.5.27.95, пример файла из пяти строк лежит на странице товара.

Как проверить результат

1. Откройте проведённые документы установки цен и ввода остатков, сравните число строк с файлом.
2. Сформируйте отчёт по остаткам товаров на складе и сверьте итоговое количество с суммой в файле.
3. Откройте 3–5 случайных карточек: артикул и наименование должны совпасть с файлом.

Чек-лист перед загрузкой в рабочую базу

• ☐ копия базы сделана;
• ☐ файл проверен на дубли и пробелы;
• ☐ проверочная загрузка из пяти строк прошла на копии;
• ☐ согласованы склад, вид цены, вид номенклатуры;
• ☐ понятно, кто и когда проверит результат.

Если не хотите делать вручную

Обработка загрузки товаров, цен и остатков делает все три шага за один запуск. Установка расширений и обработок описана на странице «Как установить».

Автор: Ким П. А., ведущий программист 1С. Проверено на 1С:Управление торговлей 11.5.27.95.